Как настроить правила в Outlook 2016

Microsoft Outlook — это мощный инструмент, который помогает управлять электронной почтой и задачами. Одним из наиболее полезных функций Outlook являются правила, которые позволяют автоматически классифицировать, сортировать и обрабатывать входящие сообщения. Но как создать правила в Outlook и как настроить их по своему усмотрению? В этой статье мы дадим ответ на этот вопрос и расскажем вам все, что вам нужно знать о правилах в Outlook 2016.

Наш подробный гайд подходит для всех, кто только начинает работать с Outlook 2016 или хочет улучшить свой опыт использования программы. Мы покажем вам, как создавать правила для почты, как добавлять условия и действия в правила, как управлять порядком выполнения правил, и многое другое.

Следуя нашим советам и инструкциям, вы сможете значительно повысить эффективность работы с электронной почтой и сократить время, затрачиваемое на ее обработку. Приступим!

Открывайте окно «Правила и оповещения»

Шаг 1: Откройте Outlook 2016 и выберите вкладку «Файл»

Перед тем, как начать создавать правила, вам необходимо открыть сам Outlook 2016. Чтобы это сделать, найдите ярлык приложения на своем компьютере и запустите его. После этого, выберите вкладку «Файл», которая расположена в верхнем левом углу окна программы.

Шаг 2: Выберите пункт «Правила и оповещения»

После того, как вы открыли вкладку «Файл», вы увидите список доступных опций. Найдите и выберите пункт «Правила и оповещения», который находится в верхней части списка. Этот пункт позволяет вам создавать, редактировать и удалять правила, которые определяют, какие действия должен выполнять Outlook с вашими электронными сообщениями.

Шаг 3: Создайте новое правило или откройте существующее

После того, как вы выбрали пункт «Правила и оповещения», вы увидите окно с текущим списком правил в Outlook 2016. Если вы хотите создать новое правило, нажмите кнопку «Новое правило» в верхней части окна. Если вы хотите отредактировать или удалить существующее правило, найдите его в списке и выберите соответствующую опцию.

Теперь вы знаете, как открыть окно «Правила и оповещения» в Outlook 2016. Используйте эту возможность, чтобы настроить свой почтовый ящик так, как вам нужно, и получайте сообщения только о том, что действительно важно для вас.

Создание нового правила

Шаг 1: Выбор папки для правила

Перед созданием нового правила необходимо определиться с той папкой, на которую оно будет действовать. Для этого нужно открыть вкладку «Файл» в верхней панели и выбрать «Настройки учетной записи». Затем нужно выбрать аккаунт, на котором мы хотим создать правило и нажать «Правила для почты».

Шаг 2: Добавление нового правила

Перед созданием нового правила необходимо определиться с той папкой, на которую оно будет действовать. Для этого нужно открыть вкладку «Файл» в верхней панели и выбрать «Настройки учетной записи». Затем нужно выбрать аккаунт, на котором мы хотим создать правило и нажать «Правила для почты».

• Нажмите кнопку «Добавить», чтобы начать создание нового правила.
• Задайте название правила, чтобы легко его находить и распознавать в списке.
• Выберите условие для выполнения правила. Здесь можно указать отправителя, получателя, заголовок письма и другие параметры.
• Выберите действие для выполнения правила. Здесь можно переместить письмо в нужную папку, пометить его как прочитанное или удалить.
• Добавьте дополнительные условия, если необходимо. Например, можно указать, что правило должно действовать только в рабочие дни или только на определенный промежуток времени.
• Нажмите «Готово», чтобы сохранить правило.

Условия и действия правила

Условия

Правила в Outlook 2016 позволяют создавать автоматические действия, которые основываются на определенных условиях. Условия могут быть различными, включая определенных отправителей, получателей и ключевые слова в теме или тексте письма.

Для того чтобы создать правило на условии выберите вкладку «Файл», затем «Информация», «Правила и оповещения» и «Создать правило». Выберите условие, которое соответствует вашему критерию и далее выберите действие, которое должно быть выполнено, если условие выполняется.

Действия

Действия, которые можно выполнить при использовании правил, могут быть различными. Поддерживаются действия, такие как перемещение сообщений в папки, удаление сообщений, копирование сообщений, отвечают на сообщения и многое другое. Также можно создавать дополнительные действия при помощи скриптов VBA.

Для того чтобы выбрать действие, которое должно быть выполнено, после выбора соответствующего условия, следует выбрать действие, которое должно быть выполнено. Действия могут быть установлены в вкладке «Действия правила», доступной при создании правил.

После настройки условий и действий сохраните правило. Новые письма которые соответствуют условиям правила будут автоматически обрабатываться согласно настроенным действиям.

Применение и проверка правила

Применение правила

После того, как вы настроили правило в Outlook 2016, оно автоматически начнет действовать на все входящие сообщения, которые отвечают заданным критериям. Если правило не работает должным образом, стоит проверить его настройки и убедиться, что они корректно заданы. Вы также можете применить правило к уже имеющимся сообщениям в папке «Входящие» — для этого выберите нужные письма, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Применить правило».

Проверка правила

Если вы не уверены, что правило работает корректно, в Outlook 2016 есть функция проверки правил. Для этого зайдите в раздел «Файл» и выберите «Правила и оповещения». Выберите нужное правило и нажмите на кнопку «Проверить» справа. Система проверит правило на наличие ошибок и предоставит подробный отчет о его работе. Если в отчете будут ошибки, исправьте их и проверьте правило еще раз.

Если правило не работает и после исправлений, то проверьте, что настройки вашего почтового аккаунта, с помощью которого вы работаете в Outlook, корректно заданы. Если настройки аккаунта нет в списке синхронизированных аккаунтов, то добавьте его в разделе «Учетные записи электронной почты».

Вопрос-ответ