В Microsoft Outlook есть функция замещения, которая позволяет другому пользователю просматривать и управлять вашими электронными письмами и календарем в вашем отсутствии. Это очень полезно, если вам нужно дать кому-то временный доступ к вашей учетной записи или если вы находитесь в отпуске и кто-то должен проверять ваши сообщения и управлять вашим календарем.

В этой статье мы расскажем, как настроить замещение в Outlook пошагово. Описанные действия будут работать в Outlook 2016, 2013 и 2010. Если у вас есть другая версия Outlook, то шаги могут незначительно отличаться.

Прежде чем приступить к настройке замещения, необходимо управлять доступом к вашей учетной записи. Рекомендуется использовать пароль для входа и включить двухфакторную аутентификацию, если это возможно. Также необходимо помнить, что вы не должны доверять свои учетные данные незнакомым или непроверенным лицам.

Как настроить замещение в Outlook

Замещение в Outlook позволяет одному пользователю получить доступ к электронной почте другого пользователя. Это может быть полезно в случае отсутствия или болезни сотрудника, чтобы его дела могли продолжаться без перерывов. Настроить замещение в Outlook очень просто и занимает всего несколько минут.

Шаг 1: Разрешить замещение

Перейдите в настройки аккаунта Exchange, который вы хотите заместить, и разрешите замещение. Для этого нужно:

1. Откройте Outlook и в верхнем меню выберите «Файл».
2. Выберите «Параметры учетной записи» и выберите соответствующую учетную запись.
3. Нажмите на кнопку «Другое» и выберите «Доверенные контакты».
4. Нажмите на кнопку «Добавить» и введите адрес электронной почты того, кто будет замещать эту учетную запись.
5. Выберите «OK» и закройте окна настроек.

Шаг 2: Настройка замещения

Теперь, для настройки замещения, нужно:

1. Откройте Outlook и в верхнем меню выберите «Файл».
2. Выберите «Информация» и выберите «Параметры учетной записи».
3. Выберите учетную запись, для которой вы хотите настроить замещение, и нажмите на «Изменить».
4. Выберите «Другое» и введите адрес электронной почты того, кто будет замещать эту учетную запись.
5. Выберите «Далее» и завершите настройку замещения.

Теперь вы можете получать доступ к электронной почте и календарю другого пользователя в Outlook. Если вы хотите закончить замещение, повторите шаги и удалите контакт из разрешенных.

Что такое замещение в Outlook?

Замещение (Delegation) в Outlook – это удобная функция, которая позволяет доверить доступ к своим электронным сообщениям, календарю и задачам другому пользователю. Эта функция особенно полезна для секретарей, ассистентов, менеджеров, которые должны просматривать, создавать, изменять или удалять элементы электронной почты, задач и событий календаря вместо владельца учетной записи.

Замещение может быть настроено между двумя пользователями, где один из них назначается наблюдателем (delegate), а другой – владельцем (owner) учетной записи. Наблюдатель имеет доступ только к тем электронным сообщениям, задачам, которые были предоставлены доступ, и не может изменять пароли и другие данные безопасности.

Замещение удобно настраивать во многих случаях, например, когда вы отпускаете или временно отсутствуете на рабочем месте, а ваш ассистент может ответить на электронную почту или выстроить работу по задачам вместо вас. Это также удобно, когда между двумя пользователями существует рабочая зависимость, и секретарь должен иметь доступ к календарю и почте руководителя.

Когда нужно настроить замещение

Настройка замещения в Outlook может понадобиться в различных ситуациях. Рассмотрим несколько:

• Больничный или отпуск: если вы уходите из офиса на длительный отпуск или в больничный, вам может потребоваться настроить замещение, чтобы другой сотрудник мог отвечать на ваши электронные письма.
• Открытие новой должности: если вы получаете новую должность, возможно, вам придется настроить замещение для своего прошлого почтового ящика, чтобы все ваши электронные письма могли пересылаться на новый ящик.
• Временное отсутствие: если вы временно отправляетесь в командировку или на вечеринку, вы также можете настроить замещение на некоторое время.

В любом из этих случаев в настройке замещения в Outlook вам может потребоваться помощь системного администратора, чтобы настроить права доступа и выбрать правильного пользователя, который будет замещать вас в ваше отсутствие.

Шаг 1. Проверьте разрешения на работу с почтовым ящиком

1.1. Определите, имеете ли вы доступ к почтовому ящику

Перед тем, как настраивать замещение в Outlook, убедитесь, что вы имеете права на работу с почтовым ящиком. Для этого необходимо проверить, есть ли ящик в списке подключенных почтовых ящиков в вашей учетной записи Outlook.

1.2. Уточните разрешения на работу с ящиком

Если почтовый ящик есть в списке подключенных ящиков, но вы не можете отправлять сообщения от имени другого пользователя, то необходимо уточнить разрешения на работу с ящиком у администратора.

1.3. Добавьте пользователя в список уполномоченных

Если над вам не возможности получить необходимые разрешения, то попросите администратора добавить вашу учетную запись в список уполномоченных лиц. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• Откройте Outlook и выберите пункт меню «Файл».
• Выберите «Учетные записи» и затем «Управление учетными записями».
• Выберите почтовый ящик, на который нужно установить замещение, и нажмите на кнопку «Дополнительно».
• Перейдите на вкладку «Уполномоченные» и добавьте вашу учетную запись в список уполномоченных лиц.

После выполнения данных действий вы сможете выполнить настройку замещения в Outlook на почтовый ящик.

Шаг 2. Откройте настройки Outlook

Для того чтобы настроить замещение в Outlook, необходимо открыть настройки программы. Для этого есть несколько способов:

• Кликните на вкладку «Файл» в верхней левой части окна и выберите пункт «Параметры».
• Если у вас версия Outlook 2007 и более ранних, кликните на кнопку «Инструменты» в верхней части окна и выберите пункт «Параметры».
• Кликните правой кнопкой мыши на название папки в окне навигации слева и выберите пункт «Свойства папки».

Выбранный способ открытия настроек зависит от версии программы и предпочтений пользователя. В любом случае, вы должны увидеть окно с настройками, где вы сможете настроить замещение для нужных вам папок.

Шаг 3. Добавьте учетную запись для замещения

Чтобы начать замещение, необходимо добавить учетную запись для замещения в Outlook.

1. Откройте программу Outlook и выберите меню «Файл» в верхней левой части окна.
2. Выберите «Информация об учетной записи» и нажмите на кнопку «Добавить».
3. Выберите «Учетная запись электронной почты» и нажмите «Далее».
4. Введите имя и адрес электронной почты учетной записи для замещения и нажмите «Далее».
5. Введитепароль учетной записи и нажмите «Далее».
6. Дождитесь завершения проверки настроек учетной записи и нажмите «Готово».

После добавления учетной записи для замещения, вы можете начать использовать функцию замещения в Outlook.

Шаг 4. Укажите права доступа на замещение

После выбора сотрудника, которого вы хотите замещать, необходимо указать права доступа для замещения. В Outlook есть два вида прав доступа: полный доступ и ограниченный доступ.

Полный доступ

• полный доступ позволяет заместителю просматривать, создавать, изменять и удалять все элементы в папках замещаемого сотрудника;
• заместитель может отвечать на все письма, управлять задачами и календарем, а также просматривать записи журнала.

Ограниченный доступ

• ограниченный доступ позволяет заместителю просматривать, создавать и изменять элементы в папках замещаемого сотрудника, но не удалять их;
• заместитель может только просматривать записи журнала и принимать встречи в календаре.

После того как вы выбрали тип доступа для замещения, нажмите «Готово». Теперь вы можете замещать выбранного сотрудника в Outlook.

Вопрос-ответ

Как настроить автоответчик в Outlook?

Для этого нужно открыть Outlook и выбрать вкладку «Файл». Затем выбрать «Автоматические ответы». В открывшемся окне нужно выбрать, когда должен отправляться автоматический ответ — всегда или только в определенное время. Затем нужно ввести текст автоматического ответа и нажать «ОК».

Как настроить фильтрацию входящих писем в Outlook?

Для этого нужно создать правило фильтрации входящих писем. Для этого выберите вкладку «Файл», затем «Правила и предупреждения», далее выберите «Создать правило». В открывшемся окне отметьте нужные условия фильтрации (например, отправитель, текст в теме письма), задайте действия, которые нужно выполнить (например, перенаправить письмо в определенную папку, пометить как важное) и нажмите «Готово».

Как настроить подпись в Outlook?

Чтобы настроить подпись в Outlook, нужно выбрать вкладку «Файл», затем «Параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Почта». Нажмите на кнопку «Подписи» и выберите, где хотите добавить подпись (в новое сообщение, ответ или пересылаемое сообщение). Напишите подпись и нажмите «ОК».

Как изменить язык интерфейса в Outlook?

Для изменения языка интерфейса в Outlook нужно выбрать вкладку «Файл», затем «Параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Язык». В списке выберите нужный язык и нажмите «ОК». После этого потребуется перезагрузить Outlook.

Как настроить автоматическое удаление старых сообщений в Outlook?

Для настройки автоматического удаления старых сообщений в Outlook нужно выбрать вкладку «Файл», затем «Параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Расширенные», затем «Автоматическое удаление старых элементов». Отметьте нужные пункты (например, удаление сообщений старше определенного числа дней) и нажмите «ОК».

Как настроить сохранение копии отправленных сообщений в Outlook?

Для настройки сохранения копии отправленных сообщений в Outlook нужно выбрать вкладку «Файл», затем «Параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Почта», затем «Сохранять копии всех отправленных сообщений в папке». Выберите нужную папку для хранения копий и нажмите «ОК».

Как настроить замещение в Outlook?

Для настройки замещения в Outlook нужно выбрать вкладку «Файл», затем «Параметры». В открывшемся окне выберите вкладку «Почта», затем «Ответы и переадресация». Отметьте нужные пункты (например, включить автоматический ответ или перенаправление) и настройте дополнительные параметры (например, текст автоответа или адрес для перенаправления). Нажмите «ОК».