Как настроить сортировку почты в Outlook

Outlook — один из самых популярных почтовых клиентов, который используется миллионами людей по всему миру. Чтобы упростить работу с почтой и быстро находить нужные сообщения, можно настроить сортировку писем. В этой статье мы расскажем, как это сделать.

Вы сможете установить фильтры и правила, которые будут автоматически перемещать письма в нужные папки, удалять спам и помечать важные сообщения. Это сократит время на обработку почты и уменьшит вероятность упустить важное сообщение.

Далее мы подробно опишем шаги, которые нужно выполнить для настройки сортировки почты в Outlook. Без труда и лишних затрат времени вы сможете сделать работу с почтой более удобной и продуктивной.

Шаг 1: Открытие панели управления

Для того чтобы настроить сортировку почты в Outlook, необходимо открыть панель управления. Для этого нужно нажать на кнопку «Файл» вверху левого угла окна Outlook.

После этого откроется вкладка «Информация». В разделе «Информация» следует выбрать опцию «Управление учетными записями».

Здесь откроется окно «Центр управления учетными записями». В этом окне нужно выбрать раздел «Параметры для электронных писем».

Следующим шагом нужно щелкнуть на кнопку «Новое правило».

И вот мы в пункте «Шаг 2».

Шаг 2: Выбор опции «Правила и оповещения»

Для того чтобы начать настройку сортировки почты в Outlook, следует выбрать в меню «Файл» пункт «Правила и оповещения».

Далее откроется окно «Мастер создания правил», в котором можно выбрать необходимую опцию – создать новое правило или изменить уже существующее.

Если выбран пункт «Создать новое правило», нужно указать условия, по которым будет осуществляться сортировка почты: например, если письмо пришло от определенного отправителя, содержит определенное слово в теме или в тексте сообщения и т.д.

В дополнение к этому, можно указать действия, которые нужно выполнять с письмом – переслать его на другой адрес, переместить в определенную папку и т.д.

Шаг 3: Создание нового правила сортировки

1. Выберите «Файл» и настройки «Правила и оповещения».

Это окно предоставляет доступ к функции создания новых правил сортировки, а также к настройке и управлению имеющимися правилами.

2. Нажмите «Новое правило».

Это откроет мастер создания нового правила и позволит вам определить условия и действия, которые будут выполняться при определенных критериях сортировки.

3. Определите условия для сортировки писем.

• Выберите «Поступающие в адрес» и укажите адреса, на которые вы хотите применить правило.
• Выберите «Условия» и определите критерии сортировки, которые должны предшествовать применению правила.

4. Определите действия для сортировки писем.

• Выберите «Выполнить следующие действия» и выберите одно или несколько действий, которые должны выполняться при сортировке писем.
• Определите порядок действий, если их несколько.

5. Определите исключения и завершите процесс создания правила сортировки.

Если нужно, можно определить исключения для правила сортировки, чтобы не выполнять его для определенных писем или областей почтового ящика.

Завершите процесс создания правила сортировки, нажав «Готово» на последнем шаге мастера.

Шаг 4: Выбор условий сортировки

Выбор поля для сортировки

• Нажмите на кнопку «Пользовательский фильтр».
• Выберите, по какому полю почты вы хотите сортировать: от кого, тема, дата получения, важность, размер и т.д.
• Нажмите на стрелочку, чтобы выбрать направление сортировки – по возрастанию или убыванию.

Настройка дополнительных условий

Вы можете добавить дополнительные условия для сортировки вашей почты, например фильтрацию по срокам, условиям отправителя и т.д.

• Нажмите на кнопку «Добавить условие».
• Выберите поля и условия сравнения.
• Нажмите на кнопку «ОК», чтобы применить изменения.

Переходите к следующему шагу, если вы хотите добавить еще условий, иначе, сохраните настройки.

Шаг 5: Выбор папки для перемещения сортированной почты

После того, как вы настроили правила сортировки в Outlook, нужно определить, куда будет перемещаться сортированная почта. Для этого вам нужно выбрать папку в Outlook.

Для выбора папки выполните следующие действия:

1. Кликните правой кнопкой мыши на нужной папке в списке папок в Outlook.
2. Выберите пункт меню «Правила» и затем «Создать правило».
3. Откроется окно «Создание правила», где вам нужно выбрать условие сортировки. Выберите нужное условие и нажмите кнопку «Далее».
4. Выберите опцию «Переместить в папку» и нажмите на синюю ссылку «папка».
5. Выберите нужную папку и нажмите кнопку «ОК».
6. После того, как вы выбрали папку, нажмите кнопку «Готово», чтобы закончить настройку правила сортировки.

Таким образом, настройка правил сортировки в Outlook является очень полезной функцией, которая может значительно упростить работу с электронной почтой. Выбирая правильные папки для перемещения сортированной почты, вы сможете легко организовать свой ящик в Outlook.

Шаг 6: Указание дополнительных действий

1. Настройка фильтров для автоматической сортировки

Если вам нужно сортировать почту автоматически с учетом определенных условий, например, по отправителю или ключевым словам, вы можете создать фильтры. Для этого вам нужно:

• Открыть пункт меню «Файл» и выбрать «Уставки» -> «Управление правилами и уведомлениями»;
• Кликнуть на кнопку «Новое правило…», выбрать нужные условия и указать, что нужно сделать с письмами, удовлетворяющим этим условиям.

После создания фильтра он автоматически начнет работать и сортировать почту в соответствии с заданными параметрами.

2. Создание и использование папок для сортировки почты

Если вы предпочитаете сортировать почту вручную, вы можете создать свои собственные папки и перетаскивать туда нужные сообщения. Для этого нужно:

• Перейти в раздел «Почта» и выбрать «Новая папка»;
• Ввести название папки и нажать «ОК».

Ранее созданные папки можно использовать для сортировки сообщений, перетаскивая их туда вручную. Это может быть полезно, например, если вам нужно отсортировать письма по проектам или по темам.

3. Удаление лишней почты

Если вы получаете много спама или рассылок, которые могут загромождать вашу папку входящих писем, вы можете удалить их. Для этого нужно:

• Выбрать все нежелательные письма;
• Кликнуть на кнопку «Удалить» или нажать клавишу Delete на клавиатуре.

Это может помочь упорядочить вашу почту и сделать ее более удобной в использовании.

Шаг 7: Готово! Проверка нового правила сортировки

1. Проверьте, что правило задано правильно

Перед тем, как использовать новое правило, убедитесь, что все настройки указаны правильно. Если вы заметили ошибки, исправьте их.

• Проверьте наличие ошибок в выражении фильтрации;
• Убедитесь, что правильно указана папка, в которую нужно переносить сообщения;
• Проверьте условия действия правила.

2. Отправьте тестовые сообщения

Отправьте себе несколько тестовых сообщений, чтобы проверить, работает ли новое правило. При получении писем убедитесь, что они были автоматически отсортированы и перемещены в нужную папку. Если правило работает неправильно, откройте его и проверьте настройки ещё раз.

3. Настройте автоматическую работу правила

Если всё работает правильно, настройте автоматическую работу правила. Для этого перейдите в меню «Файл» -> «Правила и предупреждения» -> «Управление правилами и оповещениями» -> «Опции правил». Здесь вы можете указать, как часто нужно проверять новые сообщения и выполнять правила сортировки.

По умолчанию правила работают каждые 30 минут, но вы можете изменить этот интервал. Для этого нужно выбрать пункт «Изменить режим проверки», указать новый интервал и нажать «ОК».

Вопрос-ответ

Как создать новый фильтр для сортировки почты в Outlook?

Для создания нового фильтра необходимо нажать на вкладку «Файл», выбрать «Управление правилами и уведомлениями», затем в окне «Правила для входящих сообщений» нажать на «Новое правило». Далее следовать инструкциям на экране, задавая условия фильтрации и действия с сообщением.

Можно ли задать несколько условий для фильтрации писем?

Да, это возможно с помощью кнопки «Добавить условие». Выбрав ее, можно добавлять дополнительные условия для более точной фильтрации писем.

Можно ли задать действия для нескольких сообщений одновременно?

Да, для этого нужно выбрать на вкладке «Действие» пункт «Применить действие ко всем сообщениям при входе». Затем задать нужное действие, оно будет применяться ко всем письмам, которые соответствуют условиям фильтрации.

Как убрать фильтрацию для определенного отправителя или темы?

Для этого нужно выбрать нужный фильтр на вкладке «Правила для входящих сообщений». Затем нажать на «Изменить» и удалить условие, которое запрещает фильтрацию для нужного отправителя или темы.

Как удалить существующий фильтр в Outlook?

Для этого нужно выбрать нужный фильтр на вкладке «Правила для входящих сообщений». Затем нажать на «Удалить».

Можно ли отменить применение фильтров для определенного письма?

Да, это возможно выбрав нужное письмо и нажав на вкладку «Файл». Затем выбрать «Отменить правило» и выбрать нужный фильтр, который хотите отменить для данного письма.

Как узнать, какие фильтры уже применены к входящей почте?

На вкладке «Правила для входящих сообщений» можно увидеть список всех существующих фильтров и их состояние — включен или выключен. Также можно открыть каждый фильтр и посмотреть его условия фильтрации.