Как настроить сканирование в почту Xerox

Xerox – это известный производитель офисной техники, включая принтеры, копировальные аппараты и сканеры. Одной из самых популярных функций этих устройств является возможность сканирования документов и отправки на электронную почту. В этой статье мы расскажем о том, как настроить сканирование в почту Xerox.

Настройка сканирования в почту Xerox может показаться сложной задачей, но на самом деле это достаточно просто. Стоит отметить, что настройки могут немного отличаться в зависимости от модели принтера или сканера, но базовые шаги по настройке будут примерно одинаковыми.

В этой инструкции будет описано, как настроить сканирование в электронную почту на примере принтера-сканера Xerox WorkCentre 6515, но эта информация также подойдет для других моделей Xerox.

Шаг 1: Подготовка устройства

1.1 Проверьте соединение сети

Перед началом настройки сканирования в почту, необходимо убедиться в том, что устройство Xerox подключено к сети.

Для этого можно проверить наличие источника питания и кабельного соединения между устройством и роутером.

Если все соединения выполнены, а контрольные светодиоды на роутере и устройстве горят зеленым цветом, значит соединение разорвано не было.

1.2 Подготовьте необходимую информацию

Для настройки сканирования в почту Xerox, Вам понадобится знать адрес электронной почты, используемый для отправки сканированных документов.

Кроме того, Вам потребуется узнать параметры сервера электронной почты, такие как адрес сервера и порт для исходящей почты.

Убедитесь что у Вас есть достаточно прав доступа для настройки устройства Xerox.

Шаг 2: Создание адреса электронной почты для сканирования

Для отправки сканированных документов на вашу электронную почту, необходимо создать адрес электронной почты на устройстве Xerox. Это можно сделать следующим образом:

1. Откройте веб-браузер и введите IP-адрес принтера в адресную строку. Нажмите «Enter».
2. В меню выберите «Продукты и услуги» и затем «Сервисы электронной почты».
3. Нажмите на кнопку «Создать адрес электронной почты».
4. Введите адрес электронной почты, на которую вы хотели бы отправлять сканированные документы, и нажмите «Сохранить».

Теперь у вас есть адрес электронной почты для отправки сканированных документов. Вы также можете настроить другие параметры, такие как название адреса, формат файла и т.д. для удобства в использовании.

Шаг 3: Настройка протокола SMTP

Выбор протокола SMTP

Протокол SMTP – это основной протокол, используемый для отправки электронной почты. При настройке сканирования в почту Xerox, вам нужно выбрать подходящий протокол SMTP, который поддерживается вашей почтовой службой. Некоторые почтовые службы могут потребовать использования безопасного протокола SMTP, например, SSL или TLS.

Ввод параметров SMTP

Для настройки протокола SMTP, вам нужно ввести параметры своей почтовой службы в соответствующие поля. Введите адрес сервера и порт для отправки почты. Если ваша почтовая служба требует аутентификацию, выберите соответствующую опцию и введите логин и пароль. Если ваша почтовая служба использует безопасный протокол SMTP, выберите соответствующую опцию и введите параметры безопасности, такие как SSL-сертификат или TLS-шифрование.

Таблица параметров SMTP

После ввода всех параметров протокола SMTP, сохраните настройки и перейдите к следующему шагу – настройке опций сканирования.

Шаг 4: Создание учетной записи пользователя

1. Вход в интерфейс администратора

Для создания учетной записи пользователя вам понадобится войти в интерфейс администратора принтера. Для этого в адресной строке браузера введите IP-адрес принтера и нажмите Enter.

Откроется страница входа. Введите логин и пароль администратора и нажмите кнопку «Вход».

2. Добавление нового пользователя

После входа в интерфейс администратора принтера найдите пункт меню «Управление пользователями» и выберите «Добавить пользователя».

Заполните поля, указав имя пользователя, его адрес электронной почты и пароль. В некоторых моделях принтера также есть возможность указать дополнительную информацию, например, номер телефона пользователя.

3. Настройка прав доступа пользователя

После создания учетной записи пользователя можно настроить его права доступа к функциям принтера. В зависимости от модели принтера и используемого ПО для управления учетными записями, доступны разные опции.

Обычно можно установить рамки на использование копирования, сканирования и печати, а также ограничить доступ к настройкам принтера.

После настройки прав доступа сохраните изменения и закройте интерфейс администратора принтера. Теперь пользователь может использовать сканирование в почту Xerox в соответствии с установленными правами доступа.

Шаг 5: Настройка сканирования на устройстве

Выбор типа сканирования

Настройки сканирования зависят от требований вашей компании и настроек почтового сервера. Чтобы выбрать тип сканирования, откройте меню «Сеть» на устройстве Xerox и выберите «Сканирование», затем откройте подменю «Параметры сканирования».

Выберите тип сканирования, который соответствует вашим требованиям, такой как «Отправка сканированного документа по электронной почте» или «Сохранение на USB-накопителе».

Настройка почтового сервера

Чтобы настроить сканирование с отправкой по электронной почте, войдите в меню «Электронная почта» в подменю «SMTP». Введите адрес почтового сервера и все необходимые настройки, такие как имя пользователя и пароль.

Обратитесь к администратору системы, если вам нужна дополнительная помощь в настройке почтового сервера для сканирования по электронной почте.

Настройка папок и файлов

Если вы хотите сохранить отсканированный документ на USB-флешке, выберите «Сохранение на USB-накопителе» в меню «Параметры сканирования». Проверьте, что устройство USB подключено, а затем выберите папку для хранения и настройте формат файла.

Если вы хотите сохранить отсканированный документ в определенной папке на сетевом компьютере, выберите «Отправка на компьютер» в меню «Параметры сканирования». Укажите адрес папки, в которую нужно сохранить файлы, и настройте формат файла.

Шаг 6: Тестирование сканирования в почту

1. Откройте почтовый ящик и проверьте наличие сканированных документов

После настройки сканирования в почту необходимо убедиться, что все работает правильно. Для этого откройте почтовый ящик, указанный в настройках сканирования, и проверьте наличие сканированных документов. Если все выполнено правильно, вы должны увидеть сканированные документы в вашем почтовом ящике.

2. Проверьте качество сканированных документов

Проверьте сканированные документы на качество изображения, разрешение и цветность. Если сканированный документ слишком темный или светлый, вы можете изменить настройки сканирования в Xerox. Если разрешение не соответствует вашим требованиям, также измените настройки сканирования.

• Качество изображения: Проверьте, что изображение четкое и без искажений.
• Разрешение: Проверьте, что разрешение изображения соответствует вашим требованиям.
• Цветность: Проверьте, что сканированные документы отображаются в правильной цветовой гамме.

3. Отправьте тестовое сканирование

Отправьте тестовое сканирование на свой почтовый ящик, чтобы убедиться, что все работает правильно. Вы можете использовать любой документ для тестирования, например, буклет или фотографию. Проверьте, что документ успешно сканирован и отправлен на ваш почтовый ящик.

Вопрос-ответ

Как настроить сканирование в почту Xerox?

Для настройки сканирования в почту Xerox нужно войти в настройки сканера и ввести данные SMTP-сервера, а также установить все необходимые порты. Подробная инструкция приведена в статье.

Какие данные SMTP-сервера нужны для настройки сканера Xerox?

Для настройки сканера Xerox нужны данные SMTP-сервера, а также адрес электронной почты отправителя и получателя. SMTP-сервер можно найти у своего провайдера или у администратора системы.

Как выбрать порты для сканирования в почту Xerox?

Для выбора портов для сканирования в почту Xerox нужно знать, какие порты открыты на компьютере или сервере. Например, для Gmail используется порт 465, для Yahoo – порт 995. Все порты можно найти в документации почтового сервера.

Как сканировать и отправлять документы с помощью сканера Xerox?

Для сканирования и отправки документов с помощью сканера Xerox нужно настроить соответствующие параметры на сканере, ввести данные SMTP-сервера и выбрать порты, а затем нажать на соответствующую кнопку на панели управления сканера. Подробнее об этом можно узнать в статье.

Можно ли сканировать в почту Xerox без настроек SMTP-сервера и портов?

Нет, нельзя. Для отправки сканированных документов в почту Xerox необходимо настроить соответствующие параметры SMTP-сервера и портов. Без этих настроек сканер не сможет отправить документы на адрес получателя.

Как настроить автоответ на электронную почту, куда были отправлены документы с помощью сканера Xerox?

Для настройки автоответа на электронную почту, куда были отправлены документы с помощью сканера Xerox, нужно зайти в настройки почтового ящика и включить функцию автоответа. Далее нужно написать текст сообщения и сохранить настройки.

Как узнать, что документы были успешно отправлены на почту после сканирования на сканере Xerox?

Чтобы узнать, что документы были успешно отправлены на почту после сканирования на сканере Xerox, нужно проверить отправленную нами электронную почту. В случае успеха на почте должно появиться новое письмо с вложением сканированного документа.