Как настроить маршруты в Диадоке

Диадок – это электронный документооборот, который помогает упростить и ускорить процесс обмена документами между организациями. С помощью маршрутизации Диадока можно автоматизировать процесс отправки документов на нужные адреса электронной почты или в электронные кабинеты. Таким образом, маршрутизацию можно использовать для оптимизации бизнес-процессов и уменьшения времени на обработку документов.

В этом гайде мы расскажем, как настроить маршруты на Диадоке. Мы рассмотрим, что такое маршрут, зачем его нужно настраивать, как создать новый маршрут и как настроить условия для перехода документа от одного участника к другому.

Следуя нашему гайду, вы сможете настроить маршруты на Диадоке самостоятельно и оптимизировать процесс обмена документами в вашей организации.

Регистрация и создание организации

Шаг 1: Регистрация

Для начала работы с Диадоком необходимо зарегистрироваться. Для этого нужно перейти на сайт Диадока и нажать на кнопку «Регистрация». Откроется страница с формой регистрации.

• В поле «Электронная почта» укажите свой действительный email.
• Придумайте и введите пароль. Пароль должен состоять из букв и цифр и содержать не менее 8 символов.
• Введите проверочный код, который отображается на странице.
• Подтвердите соглашение с правилами использования Диадока.
• Нажмите на кнопку «Зарегистрироваться».

Шаг 2: Создание организации

Для того чтобы работать с Диадоком нужно создать организацию. После регистрации на сайте Диадок нужно выполнить следующие действия:

1. Войти в Личный кабинет Диадок и выбрать пункт меню «Организации».
2. Нажать на кнопку «Создать организацию».
3. Заполнить информацию о новой организации:
• Название организации.
• ИНН организации.
• ОКПО организации.
• КПП организации.
• Юридический адрес.
• Контактные данные.
4. Нажать на кнопку «Создать».
5. Подтвердить создание организации по электронной почте.

Добавление и настройка контрагентов

Добавление контрагента

Для добавления контрагента на Диадоке необходимо перейти в раздел «Контрагенты» и нажать на кнопку «Добавить контрагента». В открывшейся форме нужно заполнить обязательные поля: наименование, ИНН/КПП, тип контрагента. После заполнения формы нужно сохранить контрагента.

Настройка контрагента

После создания контрагента следует перейти на его страницу и настроить дополнительные параметры, если это необходимо. Например:

• адрес, телефон, электронная почта;
• Система налогообложения;
• Дополнительные поля с информацией о контрагенте.

Работа с группами контрагентов

На Диадоке можно создавать группы контрагентов для удобства управления списком контрагентов. Для создания группы нужно перейти в раздел «Контрагенты» и выбрать пункт «Группы контрагентов». Далее, нужно нажать на кнопку «Добавить группу» и ввести наименование группы. Созданную группу можно использовать при добавлении контрагентов.

Импорт и экспорт контрагентов

Для быстрой загрузки списка контрагентов на Диадок можно использовать возможность импорта из Excel или XML-файла. Необходимо перейти в раздел «Контрагенты» и нажать на кнопку «Импорт контрагентов». Чтобы экспортировать список контрагентов, нужно нажать на кнопку «Экспорт контрагентов» и выбрать формат файла: Excel или XML.

Создание маршрутов документов

Шаг 1: Определение трафика маршрута

Перед созданием маршрута документов необходимо определить его трафик. Трафик маршрута — это списки сотрудников, которые являются участниками обработки документов на этом маршруте. Напомним, что на платформе Диадока можно создавать несколько маршрутов документов для обработки различных типов документов, поэтому каждый маршрут должен иметь свой трафик.

Шаг 2: Создание маршрута документов

После определения трафика маршрута вы можете начинать создавать маршрут документов. Для этого вам необходимо перейти на страницу «Маршруты» и выбрать пункт меню «Новый маршрут».

На странице создания маршрута вам требуется указать следующие параметры:

1. Наименование маршрута
2. Тип документа, для которого создаётся маршрут
3. Трафик маршрута

Шаг 3: Конфигурирование маршрута документов

После создания маршрута документов вы можете начинать его конфигурировать. Для этого на странице маршрута вам необходимо нажать на кнопку «Конфигурирование маршрута».

На странице конфигурирования маршрута вы сможете настроить следующие параметры:

• Порядок обработки документов
• Файлы обработки документов
• Условия выдачи документов
• Уведовления участников маршрута

Шаг 4: Активация маршрута документов

После завершения конфигурирования на странице маршрута появится кнопка «Активировать маршрут». После активации маршрут будет готов к использованию.

На этом этапе вы можете протестировать работу маршрута в режиме «Тестовый запуск» или же начать использовать его в боевом режиме.

Назначение прав доступа для сотрудников

Определение прав доступа

Права доступа – это набор действий и операций, которые сотрудник может производить в системе. Права доступа назначаются администратором, обычно руководителем компании, и обеспечивают безопасность данных и их конфиденциальность.

Персональный подход к назначению прав

При назначении прав доступа администратор должен руководствоваться не только должностными обязанностями сотрудника, но и его прежним опытом работы с системами, знанием особенностей своего отдела и др. Такой подход позволит обеспечить максимальную эффективность работы в системе.

Контроль и обновление прав доступа

Назначение прав доступа – это процесс, который требует контроля и обновления в соответствии с изменением должностных обязанностей и прочих условий работы сотрудника. Администратор должен следить за актуальностью прав доступа и регулярно их обновлять, чтобы избежать возможности несанкционированного доступа к наиболее конфиденциальной информации.

Использование групп пользователей

Для упрощения назначения прав доступа в Диадоке можно использовать группы пользователей. Группы объединяют сотрудников с одинаковыми должностными обязанностями и правами доступа. Такой подход позволит быстро обновлять права доступа у большой группы сотрудников, не затрагивая каждого пользователя индивидуально.

Заключение

Назначение прав доступа – это важный процесс, который обеспечивает безопасность хранения конфиденциальных данных. Администратор должен значительное внимание уделить определению прав доступа для каждого сотрудника, проанализировав его нужды и должностные обязанности. Регулярный контроль и обновление прав доступа помогут поддерживать эффективность работы и удерживать конфиденциальность данных на должном уровне.

Интеграция с другими сервисами

1. Интеграция с 1С

Для интеграции Диадок и 1С необходимо установить соответствующий модуль и выполнить некоторые настройки. После этого можно создавать и отправлять документы, а также получать информацию о статусе их обработки.

2. Интеграция с интернет-магазинами

Для интеграции Диадок и интернет-магазина необходимо выполнить настройки API в соответствии с уточненной документацией. В результате будет возможность автоматически формировать и отправлять счета и накладные, а также получать уведомления об их состоянии.

3. Интеграция с банковскими системами

Для интеграции Диадок и банковской системы необходимо выполнить настройки API и согласовать соглашения о партнерстве. После этого станет возможным автоматически получать информацию о платежах и формировать отчеты для налоговой отчетности.

4. Интеграция с CRM системами

Для интеграции Диадок и CRM системы необходимо настроить обмен данными через API и согласовать детали. После этого можно автоматически создавать документы и отслеживать их статус в рамках CRM системы.

5. Интеграция с управленческими системами

Для интеграции Диадок и управленческой системы необходимо выполнить настройки обмена данными и согласование соглашений о партнерстве. В результате будет возможность автоматически публиковать и контролировать документы, создаваемые в рамках управленческой системы.

Важно: При интеграции с другими сервисами необходимо тщательно проверять передаваемые данные и настраивать обработку ошибок для избежания проблем в работе системы.

Отслеживание и контроль передачи документов

Отчеты о статусе документов

Для удобства контроля за передачей документов на Диадоке, система предоставляет пользователю возможность смотреть отчеты о статусе документов. Данный отчет позволяет узнать:

• статус документа (принят, отклонен, ожидает подписи и т.д.);
• дату и время отправки и получения документа;
• имя и ИНН контрагента;
• номер и дату документа;
• сумму документа (если таковая имеется);
• доставлен ли документ в Диадок (в случае, если документ был отправлен по почте);
• ссылку на документ (если документ доступен для просмотра).

С помощью данного отчета можно отследить, какие документы успешно доставлены и подписаны контрагентами, а какие документы требуют дополнительной работы.

Уведомления

На Диадоке доступны уведомления о текущем статусе документов. Система автоматически отправляет уведомления на электронную почту, СМС или сообщение в мессенджер о том, что документ получен, отправлен на подпись, подписан контрагентами или отклонен.

Эта функция позволяет не проверять отчеты о статусе документов вручную, а оперативно реагировать на любые изменения в ходе обработки документов. Уведомления можно настроить в настройках учетной записи пользователя.

Права доступа к документам

Менеджеры и администраторы организации на Диадоке могут устанавливать права доступа к документам для каждого пользователя. Таким образом, можно контролировать, кто имеет доступ к каким документам, а также ограничивать возможности пользователей для просмотра, редактирования и отправки документов.

Эта функция особенно полезна для больших организаций или компаний с большим количеством сотрудников и разными уровнями доступа для выполнения работы.

Вопрос-ответ

Что такое маршруты на Диадоке?

Маршруты на Диадоке — это функция, позволяющая настроить автоматическую передачу документов из одной организации в другую. Например, можно настроить маршрут поставщика для передачи счетов в бухгалтерию своей компании.

Как создать новый маршрут на Диадоке?

Для создания нового маршрута необходимо перейти на вкладку «Маршруты» в меню «Настройки». Затем нужно нажать на кнопку «Добавить маршрут» и заполнить все необходимые поля, такие как наименование маршрута, отправитель и получатель документов.

Как настроить автоматическую передачу документов на Диадоке?

Для настройки автоматической передачи документов необходимо создать новый маршрут и выбрать опцию «Автоматический режим». Также нужно настроить условия передачи документа, например, по типу документа или по сумме. После этого все документы, подходящие под условия, будут автоматически передаваться по указанному маршруту.

Как изменить существующий маршрут на Диадоке?

Для изменения существующего маршрута нужно перейти на вкладку «Маршруты» в меню «Настройки», выбрать нужный маршрут и нажать на кнопку «Редактировать». Затем можно изменить все необходимые параметры и сохранить изменения.

Как удалить существующий маршрут на Диадоке?

Для удаления существующего маршрута нужно перейти на вкладку «Маршруты» в меню «Настройки», выбрать нужный маршрут и нажать на кнопку «Удалить». При этом все документы, находящиеся на данном маршруте, будут автоматически удалены.

Могу ли я настроить условия передачи документа на Диадоке?

Да, вы можете настроить условия передачи документа на Диадоке. Например, вы можете указать, что счет на оплату должен быть автоматически передан получателю, только если его сумма превышает определенный порог.

Могу ли я использовать маршруты на Диадоке для передачи документов между несколькими организациями?

Да, вы можете использовать маршруты на Диадоке для передачи документов между несколькими организациями. Для этого нужно создать новый маршрут и выбрать отправителя и получателя документа из разных организаций.