Как настроить канбан в битрикс24

Канбан – это метод, позволяющий управлять задачами и проектами, используя доску с карточками перемещаемыми по колонкам. Методика базируется на принципе визуализации процесса работы и сфокусированности на текущих задачах. В этой статье мы расскажем, как правильно настроить канбан в Битрикс24 и дадим несколько советов, которые помогут сделать его использование максимально эффективным.

Отличительной особенностью канбан-доски в Битрикс24 является то, что она интегрируется в общую систему управления процессами. Кроме того, у Битрикс24 есть много функций и настроек, которые могут помочь установить правильную систему управления задачами. В этой статье мы рассмотрим, какие шаги нужно предпринять, чтобы настроить канбан для эффективного управления задачами в Битрикс24.

Канбан – это один из самых распространённых методов управления задачами в современном мире. Эта методика позволяет выводить задачи на вид, выполнять их в оптимальном порядке и контролировать свой прогресс. Канбан-доска в Битрикс24 позволяет удобно организовать процесс работы над проектом, не упускать ни одной задачи из виду и своевременно реагировать на изменения в процессе работы.

Шаг 1: Создание канбана

Прежде всего, необходимо перейти на вкладку «Канбаны» в меню Битрикс24. Затем нажмите на кнопку «Добавить канбан».

Далее, вы увидите форму создания канбана, в которой необходимо задать некоторые параметры:

• Название канбана: придумайте название, которое будет отражать суть вашего проекта или задачи.
• Тип элементов: выберите тип элементов, например, задачи.
• Категории: определите категории задач, которые будут использоваться в вашем канбане. Например, «готово», «в процессе», «ожидание».
• Выделить цветом статусы: выберите цвет для каждой категории, чтобы легко было отличать их друг от друга.

После заполнения всех параметров, необходимо нажать на кнопку «Создать». Теперь ваш канбан готов к использованию!

Шаг 2: Добавление колонок канбана

Колонки канбана описывают основные этапы вашего процесса. В Битрикс24 по умолчанию уже есть колонки To Do, In Progress и Done, но вы можете добавить свои собственные в соответствии с потребностями вашей команды.

Чтобы добавить новую колонку, войдите в канбан и нажмите на кнопку с тремя точками в верхнем правом углу канбана. В выпадающем меню выберите “Настройки колонок”.

Создание новой колонки

Чтобы создать новую колонку, нажмите на кнопку “Добавить колонку”. Далее, выберите заголовок для новой колонки и цвет, который будет ей соответствовать. Вы также можете выбрать, чтобы новая колонка располагалась после определенной колонки.

Удаление колонки

Если вам больше не нужна определенная колонка, вы можете ее удалить. Для этого наведите курсор на колонку, которую вы хотите удалить, и нажмите на значок корзины.

• Если у вас нет прав на удаление колонки, вы увидите соответствующее сообщение.
• Если вам нужно удалить колонку, которая содержит карточки, не забудьте переместить эти карточки в другую колонку перед ее удалением.

После создания новых колонок вы можете перетаскивать карточки между ними в соответствии с текущим этапом их выполнения. Также вы можете настроить права доступа к колонкам для каждого пользователя вашей команды в соответствии с их ролями и задачами.

Шаг 3: Настройка прав доступа к канбану

Правильная настройка уровней доступа к канбану позволит гарантировать безопасность данных и управлять правами пользователей.

Настройка прав доступа:

• В разделе «Настройки» выберите «Права доступа».
• Выберите канбан, для которого нужно настроить права.
• Назначьте права доступа для каждой группы пользователей.
• Укажите, какие операции можно выполнять с канбаном (например, добавление задач или изменение статусов).

Права доступа для пользователей:

Различные уровни доступа могут быть назначены для различных групп пользователей. Вот несколько примеров:

• Администраторы могут иметь полный доступ к канбану и выполнять все возможные операции.
• Менеджеры могут добавлять и редактировать задачи, но не могут удалять их или изменять статусы.
• Обычные пользователи могут только просматривать задачи и комментировать их.

Шаг 4: Назначение ответственных за задачи

Для того чтобы управление задачами в Битрикс24 было эффективным, необходимо назначить ответственных за каждую из них. Для этого нужно:

1. Выбрать задачу в колонке «В ожидании», «В работе» или «Готово».

Для этого щелкните по ней левой кнопкой мыши.

2. Назначить ответственного.

• Выполните двойной щелчок на задаче.
• В окне, которое появится, выберите в поле «Ответственный» сотрудника, который будет выполнять задачу.

3. Сохранить изменения.

Нажмите на кнопку «Сохранить», чтобы сохранить внесенные изменения.

Теперь назначенный сотрудник сможет видеть задачу в своем списке дел и начать ее выполнение. Также он будет получать уведомления об изменении статуса задачи.

Шаг 5: Интеграция канбана с другими инструментами

Интеграция с Google Календарем

Для того чтобы интегрировать канбан в Битрикс24 с Google Календарем, необходимо выполнить следующие действия:

• Перейти в настройки календаря в Битрикс24;
• Создать новый календарь;
• Настроить параметры и выбрать тип события «Как задача канбана»;
• Поставить галочку напротив опции «Позволить сообщать об изменениях задач в Bitrix24».

После этого все задачи, созданные или перемещенные в канбан, будут автоматически добавляться в календарь и наоборот.

Интеграция с электронной почтой

Битрикс24 позволяет добавлять задачи в канбан и из электронной почты. Для этого нужно настроить интеграцию:

• Перейти в настройки почты в Битрикс24;
• Скопировать уникальный адрес входящего ящика;
• Добавить его как адрес для отправки в вашу почтовую программу;
• Отправить письмо на этот адрес, в теме указав название задачи и в теле описание.

После этого задача будет автоматически добавлена в канбан и будет доступна для работы.

Интеграция с телефоном

Для того, чтобы иметь доступ к задачам канбана в любом месте и в любое время, можно интегрировать канбан с вашим телефоном. Для этого нужно:

• Установить мобильное приложение Битрикс24;
• Авторизоваться и выбрать нужную группу;
• Выбрать нужный канбан и начать работу.

Мобильное приложение позволяет создавать задачи, переносить их между колонками, устанавливать сроки выполнения и отображать их на календаре.

Вопрос-ответ

Что такое канбан-доска и как она работает?

Канбан-доска — инструмент визуализации задач, работ и процессов. Она использовалась в производственной и складской сферах, но сейчас активно внедряется в менеджменте. На доске видны задачи, которые нужно выполнить, в процессе выполнения и выполненные задачи. Канбан-доска помогает структурировать работу, расставить задачи по приоритетам и вести учет процесса выполнения.

Как создать новую канбан-доску в Битрикс24?

Для создания новой канбан-доски необходимо зайти в раздел «Рабочий стол» и выбрать «Рабочие группы». Далее нужно нажать кнопку «Создать группу» и выбрать тип «Канбан-доска». После этого необходимо задать настройки канбан-доски и сохранить изменения.

Какие есть настройки канбан-доски в Битрикс24?

Для каждой канбан-доски в Битрикс24 можно задать следующие настройки: название доски, описание, цвет на фоне доски и на карточках задач, списки задач, настройки прав доступа и т.д. Кроме того, можно настроить автоматическое создание задач и изменение статуса задачи, когда карточка перемещается между колонками на доске.

Как добавить задачу на канбан-доску в Битрикс24?

Чтобы добавить задачу на канбан-доску в Битрикс24, нужно нажать кнопку «Добавить карточку» на доске и заполнить данные о задаче (название, описание, ответственный, дедлайн и т.д.). После этого задача появится на доске и ее можно будет расставить по нужным колонкам.

Как перемещать задачи на канбан-доске в Битрикс24?

Чтобы переместить задачу на канбан-доске в Битрикс24, нужно нажать на карточку задачи и переместить ее на нужную колонку. При этом можно выбрать, чтобы статус задачи автоматически менялся при перемещении на другую колонку или изменять статус задачи вручную.

Можно ли настроить канбан-доску в Битрикс24 на работу с командой?

Да, можно. Для этого нужно разрешить доступ к канбан-доске всей команде или отдельным участникам. Кроме того, на карточках задач можно указать ответственных участников команды и назначать задачи на выполнение им.

Какие еще инструменты в Битрикс24 можно использовать вместе с канбан-доской?

В Битрикс24 есть множество инструментов, которые удобно использовать вместе с канбан-доской, например: задачи, календарь, чат, групповое обсуждение и т.д. Эти инструменты помогают управлять проектами и задачами, общаться с командой и выполнять работу более эффективно.