Как настроить автоматическую рассылку в Google форме

Google Формы – один из самых удобных сервисов для создания опросов, анкет и форм обратной связи. Однако, что делать, если после заполнения формы нужно автоматически отправить ответ участникам или уведомить администраторов о получении новой заявки? В этом случае на помощь придет функция автоматической рассылки.

В данной статье мы рассмотрим подробную инструкцию по настройке автоматической рассылки в Google Формах. Вы узнаете, как настроить несколько шаблонов писем, добавить получателей, настроить условия для отправки сообщений, а также сделать обработку полученных данных более удобной.

Эта инструкция позволит вам максимально эффективно использовать Google Формы для сбора и обработки различных данных. Автоматическая рассылка не только сэкономит время, но и поможет обеспечить более быстрый и качественный отклик на запросы ваших клиентов или аудитории.

Шаг 1: Создайте Google Форму

Выберите шаблон формы

Первым шагом нужно зайти на сайт Google Форм и создать новую форму. Вы можете выбрать один из предложенных шаблонов или начать с пустой формы и настроить ее самостоятельно.

Например, если вы хотите создать анкету для опроса, выберите соответствующий шаблон и начните добавлять свои вопросы.

Добавьте поля для заполнения

После того, как вы выбрали шаблон или создали пустую форму, нужно добавить поля для заполнения. Это могут быть текстовые поля, радио-кнопки, выпадающие списки, флажки и др.

Каждое поле можно настроить по своему усмотрению, задавая вопросы, добавляя подсказки и обязательность заполнения.

Настройте сохранение ответов

По умолчанию ответы на вашу форму будут сохраняться в Гугл Таблицу. Вам не нужно ничего дополнительно настраивать в этом случае.

Однако, если вы хотите сохранять ответы на ваш сервер или отправлять их на почту, вам понадобится использовать соответствующие инструменты и настроить их.

Шаг 2: Добавьте вопросы и поля для ответов.

После того, как вы создали основу своей формы, перейдите к добавлению вопросов и полей для ответов. Нажмите на кнопку «Добавить вопрос» и выберите нужный тип вопроса из выпадающего меню:

• Текстовый ответ — позволяет участнику оставить свободный текстовый ответ на вопрос;
• Поле для ввода — создает поле для ввода определенного типа информации (например, email, номер телефона и т.д.);
• Выбор одного варианта — позволяет выбрать один вариант ответа из предложенного списка;
• Выбор нескольких вариантов — позволяет выбрать несколько вариантов ответа из предложенного списка;
• Шкала оценки — создает шкалу оценки для ответа на вопрос;
• Дата/время — позволяет указать дату и/или время в ответ на вопрос;
• Файлы — создает поле для загрузки файлов (например, фотографий или документов).

После выбора нужного типа вопроса, укажите текст вопроса и, при необходимости, добавьте варианты ответа. Если вы хотите, чтобы участники могли выбрать несколько вариантов ответа, поставьте соответствующую галочку.

Не забудьте проверить, все ли вопросы и поля присутствуют на форме, и отредактировать их при необходимости. Готово! Вы успешно добавили вопросы и поля для ответов в свою форму Google.

Шаг 3: Настройте автоматическую рассылку в Google Формах

1. Выберите вкладку «Уведомления»

Чтобы настроить автоматическую рассылку, перейдите на вкладку «Уведомления», которая находится в верхней части страницы со списком ваших форм. В этом разделе вы можете указать, кому и какие уведомления будут отправляться после заполнения формы.

2. Настройте уведомления для получения уведомлений о заполнении формы

Чтобы настроить уведомления для получения уведомлений о заполнении формы, выберите в разделе «Уведомления» пункт «Добавить уведомление». В открывшемся окне укажите email, на который будут приходить уведомления, а также тему и содержание сообщения о новых заполнениях формы.

3. Настройте уведомления для отправки сообщений на email заполнившего форму

Чтобы настроить уведомления для отправки сообщений на email заполнившего форму, выберите в разделе «Уведомления» пункт «Добавить уведомление». В открывшемся окне выберите «Отправить пользователю после отправки формы». Укажите email, на который будут отправляться сообщения, и тему и содержание сообщения. Введите соответствующие поля шаблона сообщения, чтобы сообщения были персонализированы для каждого пользователя.

Шаг 4: Настройте электронную почту для рассылки.

Перед тем как приступить к настройке, убедитесь, что у вас есть рабочий почтовый ящик. Это может быть как Gmail, так и другой почтовый сервис. Главное, чтобы вы могли отправлять и получать письма с этого ящика.

1. Откройте настройки формы.

Перейдите в редактирование Google Формы и выберите вкладку «Настройки» (шестеренка в правом верхнем углу). Далее выберите раздел «Уведомления».

2. Укажите электронную почту для рассылки.

В разделе «Уведомления» выберите пункт «Оповещать о каждом новом ответе». В поле «Адрес электронной почты» укажите адрес, на который будут приходить уведомления о новых ответах.

3. Настройте дополнительные опции.

Вы можете выбрать, какого вида уведомления вы хотите получать (отдельным письмом или ежедневной сводкой), а также установить ограничения на количество писем, которые будут отправляться вам каждый день.

4. Сохраните изменения.

Нажмите кнопку «Сохранить» в нижней части раздела «Уведомления», чтобы сохранить все настройки. Теперь вы будете получать уведомления о новых ответах на вашу электронную почту.

Шаг 5: Настройте критерии рассылки в Google Формах.

Выберите целевую аудиторию

Перед началом настройки критериев рассылки в Google Формах нужно определить, кого вы хотите получить ваши сообщения. Например, это может быть список клиентов, подписавшихся на вашу рассылку, участники мероприятия или сотрудники вашей компании.

Создайте группы для рассылки

Часто отправка одного и того же сообщения всем получателям не является эффективной стратегией. Поэтому лучше создать группы получателей на основе критериев, таких как географическое расположение, возраст, пол или интересы. Это позволит вам отправлять более персонализированные сообщения.

Настройте расписание отправки

Чтобы убедиться, что ваша автоматическая рассылка в Google Формах будет эффективной, определите временные интервалы для отправки сообщений. Это может быть определенный день недели и время суток, например, каждый понедельник в 9:00 утра, или общий период времени после заполнения формы.

• Примечание: Помните, что частая рассылка может привести к увеличению количества отписок, поэтому настройте отправку так, чтобы ваша аудитория не получала сообщения слишком часто.

Настройте шаблон сообщений

Кроме того, вы можете добавить персональное приветствие, указать цель вашего сообщения и предоставить всю необходимую информацию, которую получатели могут потребовать. Вы также можете добавить ссылки на веб-сайт или другие материалы, которые могут быть полезны для ваших получателей.

Шаг 6: Настройте тему и формат письма для рассылки

Настройка темы письма

Тема письма является важной частью любой рассылки. Она должна быть краткой, информативной и вызывающей интерес. Настройку темы письма можно выполнить в разделе «Настройка сообщений» в Google Формах.

Для того чтобы настроить тему письма, необходимо ввести её в поле «Тема». Рекомендуется использовать ключевые слова и указать интересующую тему рассылки.

Например, если рассылаются новости о путешествиях, тема письма может быть «Самые интересные туры и акции от турагентства XYZ».

Настройка формата письма

Google Формы предоставляют возможность настройки формата письма, чтобы оно соответствовало вашим требованиям. Можно выбрать формат HTML или текстовый формат.

Если выбран HTML формат, письмо будет иметь более привлекательный вид и позволит использовать различные элементы форматирования. Текстовый формат письма является более простым и позволяет быстрее загружаться.

Для выбора формата письма необходимо открыть раздел «Настройка сообщений» в Google Формах и выбрать нужный вариант.

• Если нужно отправлять только текст, можно выбрать текстовый формат письма.
• Если нужно отправлять более сложные сообщения с картинками и другими элементами, стоит выбрать формат HTML.

Шаг 7: Проверьте настройки рассылки в Google Формах.

Прежде чем запустить рассылку, убедитесь, что все нужные настройки настроены правильно. Проверьте, что заголовок и описание формы соответствуют вашему сообщению. Также убедитесь, что все поля в форме обязательные, если это необходимо для вашей рассылки.

Следующим шагом является проверка адресов электронной почты. Если вы планируете отправлять рассылку на множество адресов электронной почты, удостоверьтесь, что они введены правильно и разделены запятыми.

Если вы используете функцию «Лимит на количество ответов», убедитесь, что она была правильно настроена. Вы можете установить лимит на определенное количество ответов или установить дату, после которой форма перестанет принимать ответы.

Затем проверьте дизайн вашего сообщения-рассылки и убедитесь, что он соответствует вашему стилю. Если вы хотите добавить логотип или другие изображения, используйте функцию «Вставить изображение».

Если вы уверены, что все настроено правильно, нажмите кнопку «Отправить». Рассылка будет отправлена на указанные адреса электронной почты в соответствии с вашими настройками.

Шаг 8: Запустите рассылку из Google Форм в один клик

1. Откройте таблицу Google Sheets

Перейдите к табелированию и откройте Google Sheets с результатами формы.

2. Кликните на кнопку «Текущие ответы»

Для запуска рассылки кликните на кнопку «Текущие ответы» в Google Sheets.

• Если вы вместо этого используете плагин, перейдите к следующему шагу.

3. Выберите «Отправить форму»

В выпадающем меню появится «Отправить форму». Выберите этот пункт.

4. Персонализируйте письмо по усмотрению

Персонализируйте письмо для получателей, указав необходимые поля в квадратных скобках. Например, [Имя] для имени получателя. Обратите внимание, что вы можете использовать любые поля из таблицы.

5. Нажмите на «Отправить»

Нажмите на «Отправить», чтобы начать рассылку.

6. Наслаждайтесь автоматизацией

Теперь вы можете наслаждаться автоматической рассылкой, которая была настроена всего за несколько простых шагов!

Вопрос-ответ

Как настроить автоматическую рассылку в Google Формах?

Для настройки автоматической рассылки в Google Формах нужно зайти в настройки формы, нажать на вкладку «Уведомления» и выбрать «Настроить уведомления». Дальше нужно выбрать, кому и в каком виде должна отправляться уведомление, ввести текст сообщения и сохранить настройки.

Как настроить рассылку только определенным пользователям?

Для настройки рассылки только определенным пользователям нужно добавить условие для отправки уведомлений. Для этого нужно выбрать «Настроить условия уведомлений» и задать условия, при которых будет происходить отправка уведомлений только нужным пользователям.

Как отправить данные формы в Google Таблицы?

Для отправки данных формы в Google Таблицы нужно в настройках формы выбрать «Настроить подключения» и создать новое подключение. Затем нужно выбрать таблицу, куда будут отправляться данные и соответствие между полями формы и таблицы. После этого данные будут автоматически отправляться в выбранную таблицу.

Как редактировать уже созданную автоматическую рассылку?

Для редактирования уже созданной автоматической рассылки нужно зайти в настройки формы, выбрать вкладку «Уведомления» и нажать на кнопку «Редактировать». Затем можно изменить условия отправки, текст сообщения и другие настройки.

Могу ли я настроить автоматическую рассылку на разные языки?

Да, можно настроить автоматическую рассылку на разные языки. Для этого нужно создать отдельные шаблоны сообщений на каждый язык и задать соответствующие параметры в настройках рассылки.

Как получить информацию о отправленных уведомлениях?

Чтобы получить информацию о отправленных уведомлениях, нужно зайти в настройки формы, выбрать вкладку «Уведомления» и нажать на кнопку «Просмотреть журнал уведомлений». Там можно увидеть информацию о всех отправленных уведомлениях с датой и временем отправки, получателями и текстом сообщения.

Можно ли настроить автоматическую рассылку только после заполнения определенных полей формы?

Да, можно настроить автоматическую рассылку только после заполнения определенных полей формы. Для этого нужно задать условие отправки уведомления, которое будет проверять заполненность нужных полей формы перед отправкой уведомления.