Как настроить автоматическую копию в Outlook

Outlook является одним из самых популярных почтовых клиентов в мире, который используют миллионы пользователей по всему миру. Среди множества функций, доступных в Outlook, есть и функция автоматического копирования. Автоматическое копирование писем и вложений является очень полезной функцией, которая позволяет сохранять копии важных сообщений в специальной папке на вашем компьютере.

Копирование сообщений может быть очень полезным не только для личного использования, но и для бизнеса. К примеру, если вы отправляете реквизиты важного контракта партнеру, то очень важно иметь копию этого письма для вашей архивации. Также, если вы хотите сохранить структуру документооборота своей компании, то автоматическое копирование сообщений поможет вам сохранить все важные письма в одном месте.

В статье мы расскажем вам, как настроить автоматическое копирование сообщений в Outlook. Мы подготовили подробную инструкцию, которая поможет вам выбрать нужные настройки и создать правило копирования для своей электронной почты в Outlook.

Настройка автоматического копирования в Outlook

1. Откройте папку «Правила и уведомления»

Для начала работы создайте новое правило копирования, открыв раздел «Файл» в главном меню и выбрав пункт «Управление правилами и уведомлениями»

2. Создайте новое правило

Далее выберите пункт «Создание нового правила» и задайте условия для автоматического копирования сообщений в папку. Например, можно копировать все сообщения от определенного отправителя или с определенным ключевым словом в теме письма.

3. Укажите, куда копировать письма

Затем укажите, куда нужно копировать сообщения, выбрав «При перемещении в папку» и указав нужную папку. Можно создать новую папку, если нужная папка отсутствует в списке.

4. Примените правило

После установки всех условий и указания папки, не забудьте применить правило, выбрав соответствующую опцию.

Теперь все письма, удовлетворяющие заданным условиям, будут автоматически копироваться в выбранную папку.

Шаг 1: Открытие программы Outlook

Шаг 1.1: Запуск программы

Чтобы настроить автоматическое копирование в Outlook, первым шагом необходимо открыть программу. Для этого нажмите на значок Outlook на рабочем столе или выберите программу из меню «Пуск».

Шаг 1.2: Вход в учетную запись

После запуска программы, необходимо войти в учетную запись Outlook. Для этого введите свою электронную почту и пароль. Если у вас уже есть сохраненный профиль, то можете сразу войти в него.

Шаг 1.3: Открытие окна настроек

После входа в учетную запись, откройте меню «Файл» в верхнем левом углу и выберите «Параметры». В открывшемся окне выберите «Дополнительные параметры» и откройте вкладку «Расширенные». На этой вкладке вы найдете кнопку «Дополнительно», нажмите на нее.

Шаг 1.4: Открытие меню редактора реестра

После нажатия на кнопку «Дополнительно», откроется меню редактора реестра. В этом меню вы найдете необходимые параметры для настройки копирования в Outlook. Вам потребуется проделать несколько последовательных шагов, чтобы добраться до нужных параметров и настроить копирование в автоматическом режиме.

Шаг 2: Создание нового правила

Чтобы настроить автоматическое копирование сообщений в Outlook, необходимо создать новое правило. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть страницу «Правила и предупреждения»

Для того, чтобы открыть страницу с правилами необходимо выбрать вкладку «Файл» в верхнем меню и затем выбрать «Параметры». Далее выберите «Правила и предупреждения» и нажмите на кнопку «Новое правило».

2. Выбрать условие

В следующем окне необходимо выбрать условие, при котором будет активироваться автоматическое копирование сообщений. Для этого можно выбрать один из предлагаемых вариантов, либо создать свой собственный.

3. Выбрать действие

После выбора условия необходимо выбрать действие, которое будет выполняться при срабатывании правила. В данном случае, необходимо выбрать опцию «Переслать» и указать адрес, на который необходимо отправить скопированное сообщение.

После выполнения всех указанных действий необходимо сохранить созданное правило нажатием на кнопку «Готово». В дальнейшем, все сообщения, удовлетворяющие выбранному условию, будут автоматически копироваться и отправляться на указанный адрес.

Шаг 3: Выбор условий копирования

После выбора источника для копирования нужно указать условия, при которых нужно осуществить копирование. Для этого используется функция «Условие», доступная в окне «Правило для перемещения».

1. Условие по отправителю

Условие по отправителю позволяет автоматически копировать сообщения от определенных отправителей. Для этого нужно указать в поле «От» адрес электронной почты отправителя или его имя.

2. Условие по тексту сообщения

Условие по тексту сообщения позволяет автоматически копировать сообщения, содержащие определенное слово или фразу в теме письма или его теле. Для этого нужно указать слово или фразу в поле «Текст определенный».

3. Условие по категории

Условие по категории позволяет автоматически копировать сообщения, отмеченные определенной категорией. Для этого нужно выбрать категорию из раскрывающегося списка в поле «Категория».

Шаг 4: Настройка параметров копирования

Выбор папки для копирования

После того, как вы выбрали условия копирования электронных писем, необходимо настроить параметры копирования. В первую очередь укажите, в какую папку нужно копировать письма. Для этого выберите одну из существующих папок или создайте новую.

Важно: Папка для копирования должна быть локальной, то есть располагаться на компьютере, на котором настроено копирование и хранятся все письма.

Настройка времени автоматического копирования

Также необходимо указать время, когда будет происходить автоматическое копирование. Выберите удобное для вас время и укажите его в настройках. Важно помнить, что на этот момент компьютер должен быть включен и Outlook открыт.

Дополнительные параметры копирования

Помимо основных параметров, можно настроить дополнительные настройки копирования. Например, можно указать, что нужно копировать только новые сообщения или сообщения, которые не были скопированы ранее.

• Выберите параметры, которые соответствуют вашим требованиям.
• Сохраните настройки и проверьте их работоспособность, отправив тестовое сообщение в выбранную папку.

Заключение

Настройка автоматического копирования позволит вам не тратить время на сохранение и архивирование электронных писем вручную. Выберите удобные для вас параметры и наслаждайтесь удобной работой с электронной почтой!

Вопрос-ответ

Как настроить автоматическое копирование входящих сообщений в отдельную папку?

Для этого необходимо открыть окно правил входящих сообщений в Outlook, нажав на вкладку «Файл» -> «Настройки учетной записи» -> «Правила и оповещения». Далее следует выбрать пункт «Создать новое правило» и указать условия для копирования сообщений в нужную папку, например, «Если тема содержит определенное слово» или «Если отправитель является конкретным человеком». После этого выбирается действие «Копировать в указанную папку» и указывается нужная папка. Кликаем «Готово» и правило готово к работе.

Можно ли настроить автоматическое копирование только важных сообщений?

Да, это возможно. Для этого нужно создать новое правило входящих сообщений и выбрать условие «Выделить важность сообщения». После этого выбрав действие «Копировать в указанную папку», можно указать нужную папку для копирования важных сообщений. Кроме того, в настройках папки можно установить отображение только важных сообщений, что заметно облегчит работу с почтой.

Как настроить автоматическое копирование исходящих сообщений в отдельную папку?

Это также возможно через создание нового правила. В данном случае нужно выбрать условие «Сообщение отправлено» и действие «Копировать в указанную папку». После этого выбирается нужная папка, и все исходящие сообщения будут копироваться в нее автоматически.

Можно ли настроить автоматическое копирование в папку на удаленном сервере?

Да, в Outlook можно настроить подключение к удаленному серверу и создать правило копирования в нужную папку на сервере. Для этого нужно выбрать действие «Переместить в указанную папку», в результате чего появится возможность выбрать не только локальную папку на компьютере, но и папку на удаленном сервере. Однако для этого необходимо иметь доступ к серверу и знать его настройки подключения.